Employé(e) d’accueil et administratif(ve) polyvalent(e)

Heverlee (Louvain) | 38 heures/semaine | Temps plein ou temps partiel | Contrat à durée indéterminée | Horaire de jour, pas de travail en soirée ni le week-end

Néerlandais + Français + Anglais | Accueil des patients | Administration | Planning | Facturation

Votre fonction

En tant qu’employé(e) d’accueil et administratif(ve) polyvalent(e), vous êtes le premier point de contact de nos patients et un maillon important du fonctionnement administratif et organisationnel quotidien de notre organisation. Vous combinez accueil des patients, communication téléphonique, administration, planning, facturation et travail de secrétariat. Vous veillez à ce que les patients soient accueillis de manière professionnelle et chaleureuse, et à ce que les processus administratifs se déroulent de façon fluide, précise et discrète. Vous bénéficiez d’un ensemble de tâches varié et polyvalent, dans un environnement où le contact personnel, la qualité, le professionnalisme et la confidentialité occupent une place centrale.

Vos responsabilités

Accueil et contact avec les patients

• Vous accueillez les patients de manière professionnelle, aimable et orientée client.
• Vous répondez aux appels téléphoniques et aidez les patients dans leurs demandes.
• Vous donnez des informations générales sur les consultations, nos services, les dispositifs médicaux et la politique de remboursement.
• Vous communiquez de manière aisée, claire et diplomatique avec les patients et les autres parties concernées.

Administration et gestion des patients

• Vous créez les dossiers des patients et assurez leur mise à jour administrative.
• Vous traitez les documents et en assurez le suivi administratif.
• Vous êtes responsable de la correspondance avec les patients et les mutualités, notamment la rédaction et l’affranchissement des documents.
• Vous réceptionnez les documents et les traitez administrativement.
• Vous réceptionnez exceptionnellement aussi des colis.
• Vous traitez les données personnelles, administratives et médicales avec discrétion et confidentialité, et vous respectez la vie privée de nos patients.

Planning et secrétariat

• Vous soutenez la gestion des agendas et des plannings de plusieurs services.
• Vous contribuez à organiser efficacement les rendez-vous et les processus administratifs.
• Vous soutenez le secrétariat et intervenez avec flexibilité là où c’est nécessaire.

Facturation et paiements

• Vous établissez les factures et traitez les paiements.
• Vous participez à l’administration quotidienne de la caisse.
• Vous veillez au traitement correct et précis des données financières.

Soutien général

• Vous contribuez à un environnement de travail ordonné, soigné et agréable.
• Vous veillez, avec l’équipe, à l’ordre et à la propreté du coin café et des salles de consultation.
• Vous êtes flexible et prêt(e) à assumer diverses tâches administratives et organisationnelles.

Votre profil

Nous recherchons avant tout une personne dotée d’un état d’esprit professionnel, positif et orienté client. L’expérience est un atout, mais pas une condition. Nous assurons la formation interne et l’accompagnement nécessaires.

Vous vous reconnaissez dans le profil suivant :

• Vous avez un profil administratif polyvalent et aimez les tâches variées.
• Vous êtes entreprenant(e), proactif(ve) et orienté(e) solutions.
• Vous travaillez avec précision et de manière organisée, et avez le sens du détail.
• Vous êtes professionnel(le) et orienté(e) client dans vos contacts avec les patients.
• Vous communiquez aisément et avec diplomatie, tant en face à face qu’au téléphone.
• Vous parlez très couramment le néerlandais et le français, et vous vous exprimez aussi bien en anglais.
• Vous êtes discret(ète) et digne de confiance, et comprenez l’importance de la confidentialité lorsque l’on travaille avec des données personnelles et médicales.
• Vous respectez la vie privée des patients et traitez les informations confidentielles avec soin.
• Vous aimez travailler en équipe, mais pouvez aussi prendre des responsabilités de manière autonome.
• Vous restez calme, aimable et efficace lorsqu’il y a beaucoup de monde.
• Vous êtes flexible et trouvez naturel de donner un coup de main là où c’est nécessaire.
• Vous prenez vos responsabilités et faites preuve d’engagement et d’implication pour votre travail et pour l’organisation.
• Vous avez une attitude positive, enthousiaste et professionnelle.
• Une expérience dans l’accueil, l’administration, le secrétariat, l’administration de patients, le contact clientèle ou un environnement médical est un atout, mais pas indispensable.

Notre offre

Nous vous offrons une fonction administrative variée, avec beaucoup de contacts personnels, au sein d’une petite organisation familiale où vous jouez un rôle important dans le fonctionnement quotidien.

Vous pouvez compter sur :

• Un contrat à durée indéterminée.
• Un emploi à temps plein de 38 heures par semaine ou un régime à temps partiel, par exemple 80 % ; le régime de travail est négociable.
• Un travail de jour, sans travail en soirée ni le week-end.
• Un salaire mensuel brut de 2 700 € à 3 500 € pour un temps plein, selon l’expérience pertinente et les compétences.
• Un package attractif d’avantages extralégaux, notamment :
  • une assurance groupe (épargne-pension) ;
  • une assurance hospitalisation étendue, complétée par une assurance dentaire ;
  • des chèques-repas ;
  • un plan cafétéria comprenant entre autres des jours de congé supplémentaires, du leasing de vélo et de l’épargne-pension privée.
• Une petite structure familiale, avec des lignes de communication courtes.
• Un environnement de travail lumineux et verdoyant à Heverlee, au bord du ring de Louvain
• Un lieu facilement accessible en transports en commun et à vélo.
• Un vaste parking privé.
• Suffisamment de formation, d’accompagnement et de soutien pour exercer votre fonction à un niveau de qualité élevé.

Horaires

38 heures/semaine – horaire de jour, pas de travail en soirée ni le week-end

• Lu–je : 8h00–17h00, avec une pause de midi de 12h00 à 12h30
• Ve : 8h00–12h00
• Le travail à temps partiel (p. ex. 80 %) est négociable.

Date d’entrée en fonction

Dès que possible, de commun accord.

Lieu de travail
Leon Schreursvest 89, 3001 Heverlee(Louvain)

Intéressé(e) ?

Vous vous reconnaissez dans cette fonction et notre environnement de travail vous séduit ? Alors nous ferons volontiers votre connaissance !

 postulez maintenant

21/10/2026 Communication temporaire

À la suite de la découverte récente de failles de sécurité dans PHP, un langage de programmation utilisé par de nombreux sites web dans le monde, le téléversement du CV et de la lettre de motivation est temporairement indisponible par mesure de précaution. Vous pouvez envoyer votre candidature par e-mail à jobs@ovh-orthopedie.be. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Nous nous excusons pour la gêne occasionnée. 

Cette fonction peut également convenir aux candidats qui recherchent :

réceptionniste · employé(e) administratif(ve) · employé(e) administratif(ve) polyvalent(e) · employé(e) d’accueil · employé(e) de secrétariat · employé(e) administratif(ve) médical(e) · secrétaire médical(e) · accueil des patients · administration des patients · employé(e) administratif(ve) du secteur des soins · réceptionniste dans le secteur des soins · employé(e) de bureau

Mots-clés : accueil, réception, administration, secrétariat, contact avec les patients, administration des patients, téléphonie, planning, agendas, facturation, paiements, administration de la caisse, mutualités, dossiers des patients, données personnelles, données médicales, confidentialité, vie privée, discrétion, néerlandais, français, anglais, Louvain, Heverlee.